NAV - tájékoztatás
Őrizzük meg! – iratmegőrzési kötelezettség és az szja-bevallás
A bevallás benyújtásának módjától függetlenül minden adózó kötelezettsége az adózással kapcsolatos iratok megőrzése. Ez azt jelenti, hogy akár a NAV készíti el az szja-bevallási tervezetet, akár önállóan készíti el az adózó a 24SZJA bevallását, valamennyi olyan iratot meg kell őrizni legalább 5 éven keresztül, amely kihat az adókötelezettségre.
Az szja-bevallásokhoz kapcsolódó iratok megőrzésének időtartama a bevallás benyújtása évének utolsó napjától számított 5 évig tart. A 2024-es évről benyújtott szja-bevallás esetén a bevallás benyújtásának éve 2025, ennek az évnek az utolsó napja december 31, plusz 5 év, azaz 2030. december 31.
Ezek az iratok jellemzően arról szólnak, hogy az adózó valamilyen jövedelmet kapott munkáltatótól vagy kifizetőtől. A jövedelemigazolások a kifizetett jövedelemre, az abból levont adóelőlegre, kedvezményekre és járulékokra vonatkozó adatokat tartalmaznak. Azonban megjelenési formájától függetlenül iratnak kell tekinteni bármilyen írott tartalmat hordozó dokumentumot is, így például: számlákat, szerződéseket, köz- és magánokiratokat, amennyiben azok érintik az adókötelezettséget. Ha valakinek több forrásból, több kifizetőtől származott jövedelme, valamennyi erre vonatkozó igazolást meg kell őriznie. Ez nemcsak formális kötelezettség, tekintettel arra, hogy az adóhivatal egy esetleges ellenőrzéskor csak a megőrzött, rendelkezésre álló iratok alapján tudja megvizsgálni, hogy a törvényben előírt adókötelezettségeit megfelelően teljesítette-e az adózó.
A kötelezettségnek kiemelt jelentősége van, jól mutatja ezt, hogy 2025. január 1-jétől 2 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható az az adózó, aki az iratmegőrzési kötelezettségét nem teljesíti – beleértve a magánszemélyeket is. Fontos, hogy az iratmegőrzési kötelezettség elmulasztásával egy tekintet alá esik, ha az adózó az iratait az ellenőrzés lefolytatására nem alkalmas állapotban nyújtja be (hiányosak, olvashatatlanok, rongálódottak, szennyezettek stb.).
A NAV az iratmegőrzési kötelezettséget valamennyi ellenőrzése során vizsgálja, hiszen az ellenőrzés lényege éppen az, hogy az adózó iratait a hivatal munkatársai összevetik az adózó által benyújtott bevallással, bevallásokkal, illetve – amennyiben nem adóellenőrzésről, csak ún. jogkövetési vizsgálatról van szó – általánosságban ellenőrzi, hogy az adózó az egyes adókötelezettségeinek (melyek közül az egyik az iratmegőrzés) eleget tett-e.
A tapasztalatok szerint a magánszemélyek sok esetben nagyvonalúan kezelik az iratmegőrzési kötelezettséget, az irataikat nem teljes körűen, vagy nem az előírt időtartamban őrzik meg. Ezzel azonban, amellett, hogy az adóhivatal ellenőrzési tevékenységét megnehezítik, jelentős összegű bírságot is kockáztatnak.